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干货 | 有一种时间管理叫番茄时间,你知道么?

UniCareer 2018-06-12 15:50:31


七月份开始,一大批同学将要步入职场。大家一定要明白:职场和校园有很多不同之处,我们不能用校园的习惯或者意识去对待职场工作。

 

今天给大家分享三个职场中必备的意识,帮助大家快速融入工作,提高工作效率,养成良好的工作习惯。


1. 时间管理的意识



先说下大学生两个比较常见而且极端的情况:


一种是毫无时间管理能力或者时间观念很弱的人,每天除了上课(经常迟到),剩下的时间完全是懒散状态。

 

另外一种是时间观念非常强的人,他们把每天的时间安排得非常紧密,甚至都精确到了几点起床,几点吃饭等等。这种一般出现在学霸身上,我记得学生时期逛图书馆的时候,经常可以在桌子上看到这种小表格。

 

当然,对比而言,第二种肯定优于第一种,但是在职场,第二种也不可采取。


因为职场不像学校,在学校课程已经安排好,你可以自由支配。但职场是一个团队协作的地方,而且容易受市场影响。这就意味着突发情况比较多,琐事也多,你无法全盘掌控。


所以,作为职场人,时间管理的意识,是一定要具备的。只有你去在乎你的时间了,你才能高效的工作。


不过时间管理也没有想象中那么复杂,记住以下两个原则,再借助相应的工具即可。


❶ 二八法则。


20 % 的工作决定了 80 % 的效果。选择重要的事情,先执行!


每天上班前,做一个规划,把今天比较重要的几个事情(一般三件)列出来,进行优先排列,把最重要的事情先解决完成。

 

❷ 专注造就高效。


互联网的时代,信息流繁复,很容易受到干扰:微信消息来了,网页弹新闻了等等,很容易打断我们的工作。所以我们要养成专注的习惯,人也只有在专注的情况下,才能高效工作。

 

这里,给大家推荐番茄工作法。具体方式是这样的:

❶ 选择一个待完成的任务,设定 25 分钟的番茄时间,这段时间就专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事;

❷ 直到番茄时钟响起,在纸上画一个 X 短暂休息一下(5分钟就行);

❸ 每完成 4 个番茄时段可以多休息一会儿。


这样的工作方式,可以让我们更集中注意力去完成工作,减少中断。

2. 随时待命的意识


之前有人跟我说,「工作是工作,生活是生活,千万别搞混」。


其实不然,正如:职场如战场,一个员工也就是一个士兵,是没有办法完全抽离工作的。

 


刚毕业的时候,我在一家互联网家装企业实习,主要负责活动方案的策划。有一次,活动前一天晚上,Leader 电话我,要我快速修改一个文件并发送给他。


我当时就郁闷:Leader,这个文件在公司电脑,我住的离公司也很远……然后结果可想而知了。

 

当然,我也感觉到委屈,毕竟我是下班了,另外文件也不在身边,我也没有办法。我相信这个情况很多在职者都会遇到,虽然情有可原,但是工作就是没有执行到位。

 

意识到这个问题的存在,仅仅是开始,我们要寻找解决问题的办法,把文件随身携带就好了。


这里,我推荐使用同步网盘,而不是 U盘(不易携带,容易丢掉,也有损坏的风险)。我个人在用的是坚果云,如果在国外,也可以使用 Dropbox,都可以快速同步文件和移动办公。

 

每次在公司电脑新增和修改的文件,都会自动同步到网盘里面。这样,一旦遇到突发情况,我就可以随时随地用手机查看编辑,或者在家里电脑直接继续办公。


3. 办公桌整理的意识


「做大事者不拘小节」和「一屋不扫何以扫天下」,你会选择哪一个?


我比较赞同后者,因为一个人办公桌的整洁度,完全可以反应这个人的规划和效率。尤其在一些需要跟很多文件打交道的岗位,例如财务或行政。

 

办公桌面,一般会有电脑、书本、水杯、抽纸、文件等物品。针对这类物品,按照自己个人的习惯和相关分类进行整理就好,主要就是方便自己和看着舒服。

 

接下来重点跟大家说下纸质文档。


作为一个职场人,经常会跟纸质文档打交道,我相信你一定遇到这样的情况——每次要拿一个文档的时候,都可能会面对一个堆积如山的文件堆,然后找了几分钟,又想了半天,还是找不到需要的那一份文件.......



这里,我建议大家把文档先分为两类:

❶ 必须保留纸质版的文件,包括需要领导后期签字或者报销的;

❷ 只需要上面信息的,例如客户名片,客户公司的相关介绍等。

 

对于必须保留纸质版的文件,我们可以按照时间的顺序进行分类,也可以按照不同类型,使用便签以及文件夹的形式,进行整理收纳。

 

针对后面名片这种文件,我们完全可以直接扫描保存到电脑里,做好文件名标注,无纸化办公,需要时搜一下轻松找到。


除了办公室的扫描仪,手机也能轻松完成文档的电子化,Scanner Pro或者扫描全能王,推荐这两款好用的扫描软件。


当然,如果将资料和网盘搭配着用,就更方便了!比如,我把这些扫描的文档都存在坚果云里,每次用到的时候,直接打开坚果云搜索一下就能找到。

 

优秀是一种习惯。


战国策有云:见兔而顾犬,未为晚也;亡羊而补牢,未为迟也。


种一棵树最好的时间是十年前,其次是现在。在职场也是如此,不管是职场新手还是老手,培养好的工作意识什么时候都不算晚。


好的职场习惯需要时间的积累

也需要行业导师的指导


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来源:秋叶PPT (微信号:PPT100)

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